Wat is een betalingsregeling met leveranciers als ZZP'er?

Een factuur die eerder binnenkomt dan het geld op je rekening. Het is een scenario dat elke ZZP'er kent en waar je wakker van kunt liggen.

Je wilt je leverancier betalen, maar de cashflow zit even tegen. Geen paniek.

Een betalingsregeling met leveranciers is niet iets om je voor te schamen, maar een slimme zakelijke tool. In dit artikel lees je precies wat een betalingsregeling is, hoe je het aanpakt zonder je reputatie te schaden, en welke opties er zijn. Want als ondernemer wil je vooruit, niet achter de feiten aanlopen.

Wat is een betalingsregeling eigenlijk?

Stel je voor: je krijgt een factuur van een leverancier. Normaal gesproken moet je die binnen 14, 30 of misschien wel 60 dagen betalen, afhankelijk wat er op de factuur staat.

Een betalingsregeling is simpelweg een nieuwe afspraak met die leverancier om die termijn te verlengen.

In plaats van direct of binnen de standaardtermijn te betalen, spreken jullie af dat je het bedrag in delen betaalt of op een latere datum. Het doel is tweeledig: jij krijgt lucht om de rekening te betalen, en de leverancier weet zeker dat hij zijn geld krijgt, zonder meteen naar een incassobureau te hoeven grijpen. Het is een manier om liquiditeitsproblemen te omzeilen en je bedrijf soepel te laten draaien.

Waarom een betalingsregeling overwegen?

Als ZZP'er ben je vaak afhankelijk van projecten met onregelmatige inkomsten. De ene maand zit het mee, de andere maand zit het tegen. Een betalingsregeling biedt hier uitkomst.

Het helpt je om je cashflow beter te managen. Je voorkomt dat je eigen geld moet voorschieten voor een leverancier terwijl je wacht op een betaling van een klant.

Een ander groot voordeel is relatiebeheer. Door open te communiceren over een betalingsregeling, laat je zien dat je een betrouwbare ondernemer bent die zijn verantwoordelijkheid neemt.

Je vermijdt incassokosten en boetes die vaak komen kijken bij het te laat betalen van facturen. En misschien wel het allerbelangrijkste: je houdt je hoofd koel en je bedrijf gezond.

De verschillende opties voor een betalingsregeling

Er zijn verschillende manieren om een betalingsregeling te treffen. Het hangt af van je leverancier, je situatie en je voorkeuren.

Hieronder de meest voorkomende opties. Dit is de meest klassieke en vaak de beste methode.

1. Direct onderhandelen met de leverancier

Je neemt contact op met je leverancier en legt uit waarom je een betalingsregeling nodig hebt. Wees eerlijk en transparant. Leg uit dat je tijdelijk een cashflow-dipje hebt, maar dat je de factuur zeker gaat betalen. Stel een concrete betaaltermijn voor, bijvoorbeeld in twee delen: de helft nu en de helft over drie maanden.

Veel leveranciers zijn hier gevoelig voor, vooral als je een langdurige relatie hebt opgebouwd.

2. Standaard ‘payment terms’ afspreken

Bij grotere leveranciers, zoals in de bouw of engineering, zijn vaste betalingstermijnen vaak al onderdeel van de algemene voorwaarden. Dit zijn de zogenaamde ‘payment terms’. Als ZZP'er kun je hier soms over onderhandelen.

Vraag of het mogelijk is om een langere termijn af te spreken, bijvoorbeeld 60 in plaats van 30 dagen. Grote bedrijven hebben hier vaak systemen voor ingericht en accepteren dit sneller bij een hoog volume aan bestellingen.

3. ‘Trade credit’ (handelskrediet)

‘Trade credit’ is een vorm van krediet die leveranciers aanbieden. Het lijkt op een betalingsregeling, maar is vaak meer gestructureerd.

Sommige leveranciers werken samen met financiële instellingen om dit aan te bieden. Als ZZP'er kun je hier gebruik van maken om een aankoop te doen en later te betalen. Wil je liever je liquiditeit vergroten zonder extra kosten?

4. Factuurfinanciering

Kijk dan eens naar hoe je vooruitbetaling vraagt aan klanten. Let wel op: ‘trade credit’ brengt vaak kosten met zich mee, zoals rente of administratiekosten.

Lees de voorwaarden daarom goed door voordat je akkoord gaat. Wil je weten wat invoice financing voor je kan betekenen?

Hierbij neemt een financier de facturen over en betaalt ze direct aan je leverancier. Jij betaalt de financier later terug, inclusief een percentage voor de service.

5. ‘Buy Now, Pay Later’ (BNPL)

Dit is een optie als je geen directe regeling met je leverancier kunt treffen. Het kan snel werken, maar de kosten zijn vaak hoog. Vergelijk verschillende aanbieders, zoals bedrijven die gespecialiseerd zijn in ZZP-financiering, om te zien wat het beste bij je past. Hoewel BNPL vooral bekend is van consumentenaankopen, bieden steeds meer zakelijke leveranciers deze optie aan.

Je koopt iets en betaalt later, vaak in termijnen en zonder rente.

Dit kan handig zijn voor kleinere aankopen, maar bekijk ook eens de alternatieven voor een lening als ZZP'er, en let altijd op de kleine lettertjes. Sommige programma’s rekenen hoge boetes bij late betalingen of sluiten je uit als je een keer mist. Gebruik het alleen als je zeker weet dat je de betalingen kunt bijhouden.

Stappenplan: Zo zet je een betalingsregeling op

Een betalingsregeling aanvragen voelt misschien spannend, maar met een goede voorbereiding kom je ver. Volg deze stappen:

• Wees proactief: Wacht niet tot de deadline is verstreken. Neem contact op zodra je weet dat je een betalingsregeling nodig hebt. Hoe eerder je communiceert, hoe beter.
• Leg het uit: Wees open over je situatie. Leg uit waarom je de regeling nodig hebt, maar benadruk ook dat je de factuur gaat betalen.
• Stel een plan op: Bied een concreet betaalplan aan. Wees realistisch: reken uit wat je kunt missen zonder je bedrijf in gevaar te brengen.
• Vastleggen schriftelijk: Zorg dat de afspraak schriftelijk wordt vastgelegd, bijvoorbeeld via e-mail of een officiële overeenkomst. Dit voorkomt misverstanden.
• Houd je aan de afspraak: Betrouwbaarheid is key. Betaal op tijd, of neem opnieuw contact op als er iets wijzigt.

Risico’s en nadelen om rekening mee te houden

Een betalingsregeling is niet altijd rozengeur en manenschijn. Er zitten ook nadelen aan verbonden.

Ten eerste kunnen kosten oplopen. Bij ‘trade credit’ of factuurfinanciering betaal je vaak extra. Ten tweede kan een betalingsregeling je flexibiliteit beperken.

Je moet rekening houden met toekomstige betalingen, wat je budgettering compliceert. Tot slot, als je je niet houdt aan de afspraak, kan dit je relatie met de leverancier ernstig beschadigen.

Een slechte reputatie is moeilijk te herstellen.

Conclusie: Gebruik een betalingsregeling als strategisch instrument

Een betalingsregeling met leveranciers is een krachtig instrument voor ZZP'ers om hun financiële stabiliteit te bewaken. Door proactief te communiceren, een realistisch plan te maken en je afspraken na te komen, bouw je aan een sterke relatie met je leveranciers.

Of je nu kiest voor direct onderhandelen, ‘trade credit’ of factuurfinanciering, zorg dat je de voor- en nadelen goed afweegt.

Met de juiste aanpak blijft je bedrijf groeien, ongeacht de uitdagingen die je onderweg tegenkomt.